Cansou de lidar com registros de ponto? O ponto digital pode otimizar a rotina e transformar o seu RH em uma equipe estratégica. Por meio de um aplicativo no celular ou computador, os colaboradores registram suas jornadas de trabalho de maneira precisa e automatizada, garantindo conformidade com as leis trabalhistas brasileiras.
Além de evitar erros e inconsistências nas informações, o ponto digital proporciona acesso unificado aos dados, eliminando a necessidade de planilhas e documentos dispersos. Com o armazenamento em nuvem, os dados estão disponíveis em tempo real, de qualquer lugar do mundo.
Dessa forma, a equipe aumenta sua produtividade e a área de Recursos Humanos economiza tempo no processamento de informações, agilizando tarefas como o fechamento da folha de pagamento.
Então, se você deseja aproveitar todos esses benefícios, continue lendo este artigo e descubra como tornar seu RH mais estratégico!
Ponto digital: quais as vantagens para o RH?
No cenário empresarial atual, onde processos rápidos e bem estruturados são essenciais, o acesso instantâneo à informação se tornou uma necessidade em vez de um diferencial. Basear-se apenas em relatórios é ter uma visão limitada a cenários que já aconteceram.
Os sistemas de gestão de ponto digital oferecem resultados em tempo real e trazem a agilidade necessária para o crescimento do seu negócio. Além disso, há muitos benefícios em adotar o ponto digital, como os que veremos a seguir.
Automação de processos
O uso do ponto digital melhora significativamente a produtividade e eficiência da equipe de RH. Isso ocorre por meio do registro automatizado e preciso dos dados de entrada, saída, pausas e intervalos, estabelecendo uma base sólida para a gestão de folhas de pagamento, controle de horas extras e cumprimento das leis trabalhistas.
Além disso, a automação simplifica os processos de solicitação de férias, folgas e ajustes de jornada, proporcionando uma experiência mais fluida e positiva para os colaboradores. Ou seja, o ponto digital não apenas otimiza as atividades do RH, mas também melhora a satisfação e a relação dos colaboradores com a empresa, promovendo um ambiente de trabalho mais harmonioso e eficiente.
Conformidade com a legislação
Outra vantagem significativa do ponto digital é sua conformidade com a legislação trabalhista, seguindo as diretrizes estabelecidas na Portaria 671 do Ministério do Trabalho, que define os requisitos para o Registro Eletrônico de Ponto (REP). Ao adotar essa ferramenta, as empresas evitam possíveis passivos trabalhistas decorrentes de registros incorretos de horas trabalhadas, garantindo maior segurança jurídica e prevenindo problemas com fiscalizações e ações judiciais.
Agilidade e informação em tempo real
Como o ponto digital, os profissionais de RH têm acesso imediato a informações sobre a presença e as horas trabalhadas pelos colaboradores. Isso permite uma análise rápida e eficiente, fornecendo insights valiosos para a tomada de decisões estratégicas.
Igualmente, os relatórios em tempo real identificam tendências, padrões de ausência e faltas, além de monitorar a produtividade da equipe. Essa agilidade na geração de informações promove uma gestão mais eficaz, possibilitando a implementação imediata de ações corretivas e o planejamento de recursos de forma mais precisa.
Gestão descentralizada
A descentralização da gestão de Recursos Humanos é crucial para promover agilidade nas equipes e garantir um fluxo de trabalho mais eficiente. Ao investir em tecnologias que simplifiquem a divisão de tarefas, as cargas excessivas de atividades da área são aliviadas, permitindo que os profissionais se concentrem em questões estratégicas e de maior valor agregado.
Com a implementação do ponto digital, gestores e colaboradores têm acesso imediato aos registros de presença e horas trabalhadas, proporcionando mais autonomia para o controle de suas atividades.
Isso aumenta a eficiência operacional, uma vez que as informações estão facilmente acessíveis e atualizadas em tempo real, contribuindo para uma gestão descentralizada mais ágil e efetiva.
Múltiplas formas de registro de ponto
Quando falamos sobre a gestão de ponto digital, precisamos destacar que existem diferentes maneiras de fazer a coleta de ponto.
De acordo com a Portaria 671, é autorizada a realização da marcação de ponto não só por dispositivos físicos, como relógios de ponto, mas também por softwares, como aplicativos ou páginas de navegador.
Veja, a seguir, quais são todas as possibilidades!
1. Aplicativo de celular
O registro de ponto digital pode ser realizado via matrícula e senha ou reconhecimento facial em um aplicativo para smartphone, de forma individual e segura. Com as tecnologias de prova de vida e cerca de batida, o registro só é validado com o rosto da própria pessoa e dentro do raio geográfico definido pela empresa.
Esta é uma alternativa para colaboradores em regime híbrido e remoto, respeitando as determinações da regulamentação do teletrabalho, ou MP 1.108, publicada em decorrência das mudanças no mundo do trabalho catalisadas pela pandemia de Covid-19.
2. Ponto digital no navegador
É possível também registrar a batida via navegador (browser), inserindo a matrícula e a senha de cada colaborador. Neste caso, o ponto digital é uma alternativa segura para empresas cujos colaboradores não possuem smartphones para registro individual por aplicativo ou que atuam em trabalho remoto.
3. Leitor biométrico
O leitor biométrico permite o registro de ponto em sistemas físicos, utilizando um leitor biométrico 3D antifraude digital. Cada colaborador pode cadastrar duas impressões digitais diferentes.
Para utilizar o equipamento, basta cadastrar a digital e as marcações ficam disponíveis na nuvem imediatamente para acompanhamento do gestor e do RH.
4. Cartão de proximidade
Assim como o reconhecimento da biometria, o registro de ponto neste caso é realizado em um dispositivo físico, porém com a aproximação de um cartão no leitor do equipamento. Os cartões têm um chip com um código único e uma antena que funciona com radiofrequência. Basta aproximar o cartão ao leitor para a identificação.
Este método oferece mais segurança e durabilidade quando comparado com outros tipos de registro por cartão, pois praticamente não há contato mecânico com o equipamento. O registro de ponto é salvo instantaneamente e fica disponível para consulta digitalmente.
5. Com teclado
O método de identificação via usuário e senha é realizado diretamente no teclado do equipamento. Os colaboradores têm um número de identificação (ID) individual e uma senha pré-configurada para utilizar no teclado. Este método é simples e eficaz, permitindo o registro das batidas de ponto de forma ágil e conveniente.
Otimizando a gestão de ponto
A gestão de ponto desempenha um papel crucial na organização e controle da jornada de trabalho das equipes, sendo indispensável para otimizar as operações e garantir o cumprimento integral das leis trabalhistas.
Consideremos, por um momento, a situação de uma empresa em que o registro de entrada e saída dos colaboradores é realizado manualmente, utilizando planilhas ou folhas de papel. Além de consumir um tempo precioso, essa abordagem está sujeita a uma série de problemas, como: erros nos registros, dificuldades na apuração de horas extras e, em alguns casos, descumprimento das regulamentações trabalhistas.
Ao adotar o software de gestão de ponto da Ahgora, por exemplo, todos esses inconvenientes desaparecem, abrindo caminho para processos mais eficientes e para uma transparência absoluta nas relações de trabalho.
Os benefícios alcançados são igualmente vantajosos para os colaboradores, uma vez que eles terão acesso fácil aos seus registros de ponto, permitindo-lhes verificar seus horários de trabalho de forma transparente e precisa.
Com a implementação do sistema digital, sua empresa elimina pagamentos indevidos, minimiza conflitos desnecessários e proporciona um ambiente de trabalho verdadeiramente organizado e equitativo.
Ponto digital em nuvem melhora a gestão de RH
A gestão de ponto digital em nuvem revoluciona a administração de RH, trazendo uma série de benefícios que tornam o processo mais eficiente. Com ele, é possível controlar o registro de ponto da equipe de qualquer lugar e a qualquer hora, permitindo que os gestores acompanhem as informações mesmo quando estão distantes.
Essa flexibilidade é especialmente valiosa para empresas com unidades em diferentes estados, que podem manter um controle unificado mesmo com equipes geograficamente dispersas.
Ao contrário dos sistemas tradicionais, que demandam uma estrutura física para coleta dos registros de ponto e um software dedicado para processamento e análise dos dados, o sistema em nuvem processa essas informações de forma configurável.
Isso significa que é possível adaptar o sistema às necessidades específicas da empresa, eliminando custos adicionais e reduzindo significativamente o tempo necessário para a realização de uma gestão de ponto completa.
Outra melhora para o RH é a utilização mais eficiente dos recursos físicos da empresa. Imagine a quantidade de espaço liberado ao migrar as volumosas pastas com as marcações de ponto do ambiente físico para a nuvem. Além de economizar espaço, o sistema em nuvem também oferece um excelente retorno sobre o investimento (ROI), por reduzir custos operacionais e melhorar a produtividade.
Isso tudo só é possível porque a gestão de ponto digital em nuvem é facilmente integrada a uma variedade de dispositivos eletrônicos.
Os colaboradores podem registrar seus pontos de trabalho de forma rápida e conveniente, seja via computador, smartphone ou tablet. Essa praticidade aumenta a adesão das pessoas ao sistema, facilitando a coleta e o processamento das informações de maneira eficiente.
Ponto digital garante segurança para o seu negócio
O ponto digital oferece às empresas uma maneira moderna e segura de cumprir a legislação atual, especificamente a Portaria 671.
Ela estabelece as diretrizes para coleta e gerenciamento de registros de ponto dos colaboradores, além de definir os diferentes tipos de Registradores Eletrônicos de Ponto (REP): REP-C (Registrador Eletrônico de Ponto Convencional), REP-A (Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo) e REP-P (Registrador Eletrônico de Ponto via Programa).
Cuidados ao escolher um fornecedor de sistema de ponto digital:
É importante que o profissional de Recursos Humanos esteja ciente das informações relacionadas aos REP-Ps para garantir a conformidade jurídica ao escolher um fornecedor de sistema de ponto digital.
Além disso, algumas precauções devem ser tomadas para evitar a contratação de falsos REP-Ps. Aqui estão alguns cuidados a serem observados:
- O software deve ser executado em um servidor dedicado ou em um ambiente de nuvem, garantindo maior segurança e confiabilidade.
- O sistema deve ser usado exclusivamente para o registro de jornada, evitando o uso indevido ou desvio de finalidade.
- O software deve ser capaz de emitir documentos relacionados às relações de trabalho, garantindo a conformidade com as obrigações legais.
- O sistema deve realizar controles fiscais e trabalhistas, registrando as entradas e saídas dos colaboradores nos locais de trabalho.
- O fornecedor do sistema de ponto digital deve possuir um certificado de registro no INPI (Instituto Nacional da Propriedade Industrial), assegurando a legalidade e autenticidade do software.
Requisitos específicos para o sistema de ponto digital REP-P:
Além dos cuidados mencionados acima, é importante que o registrador de ponto digital, especialmente na categoria REP-P, atenda a todos os requisitos listados no Anexo IX da Portaria 671. Esses requisitos incluem:
- Capacidade de manter sincronismo com a Hora Legal Brasileira (HLB), estabelecida pelo Observatório Nacional (ON), com uma variação máxima de 30 segundos. Isso garante a precisão e a confiabilidade das marcações de ponto.
- Acesso a um meio de armazenamento com redundância, alta disponibilidade e confiabilidade, conhecido como Armazenamento de Registro de Ponto, que também deve atender a diversos outros requisitos. Isso garante a segurança e a integridade dos dados de registro de ponto.
- Realização de marcações de ponto contendo data, hora e fuso horário, obtidos de maneira confiável. Essas informações são essenciais para o correto registro e cálculo das jornadas de trabalho.
Investir em um sistema de ponto digital que atenda a todos esses critérios garantirá que sua empresa esteja em conformidade com a legislação e desfrute dos benefícios da modernização do registro de jornada.
Conheça o Pontoweb!
O Pontoweb é uma ferramenta de gestão em nuvem, desenvolvida pela Ahgora, que oferece recursos abrangentes para o registro de ponto e controle de horários de trabalho.
Combinando tecnologia de primeira linha, como a Internet das Coisas (IoT), com armazenamento em nuvem, o Pontoweb proporciona uma experiência eficiente e confiável para todas as formas de registro de ponto.
Garante a melhor experiência do usuário
Como um software como serviço (SaaS), o Pontoweb oferece uma interface intuitiva e amigável, proporcionando uma melhor experiência do usuário no gerenciamento do ponto digital. Os colaboradores têm acesso fácil e rápido ao registro de suas jornadas de trabalho, seja por meio de dispositivos móveis ou computadores.
Oferece uma gestão completa e integrada
O Pontoweb simplifica e otimiza rotinas operacionais! O controle de entrada e saída, as horas trabalhadas, o gerenciamento de férias e licenças, entre outras funcionalidades essenciais são feitas pelo sistema com praticidade e agilidade.
Além disso, a plataforma oferece recursos de personalização, permitindo que as empresas configurem regras de registro de acordo com suas necessidades específicas.
É pensado para sua empresa e seus colaboradores
Ao adotar o Pontoweb, sua empresa tem mais facilidade em atender às exigências do Ministério do Trabalho e Emprego, mantendo-se sempre atualizada com as novas regras e regulamentações. Isso garante a conformidade legal e proporciona segurança jurídica e fiscal para as empresas que utilizam a plataforma.
É possível observar também a redução significativa de erros no registro de ponto, evitando retrabalho, e a otimização do tempo dos gestores, que podem automatizar tarefas e focar em atividades estratégicas.O Pontoweb é altamente recomendado por empresas de diversos setores. Veja o que o Sicoob tem a dizer sobre nós:
“Desde a implantação da Ahgora, percebo uma maior fluidez nas ações de gestão de equipe, quanto a horários e horas extras. Tudo rápido, automatizado e numa só tela. Tivemos um grande ganho em relação à padronização e investimento.”
Jiuliharleane Jeronimo, Gerente Suporte Organizacional Sicoob Central
Fechamento de folha em 10% do tempo!
É hora de experimentar o melhor Ponto Digital do mercado!
Se você é responsável pela área de Recursos Humanos de sua empresa, sabe o quanto a gestão de ponto pode ser desafiadora e consumir um tempo valioso.
É nesse momento que o Ponto Digital se destaca como a opção perfeita para eliminar as dores de cabeça relacionadas ao registro de presença dos colaboradores.
Quando falamos do melhor Ponto Digital disponível no mercado, não há dúvidas de que o Pontoweb é a escolha certa. Com sua interface intuitiva e funcionalidades avançadas, o Pontoweb permite uma gestão de ponto eficiente e confiável.
Libere tempo para outras atividades estratégicas do RH, simplifique processos e impulsione a produtividade de sua equipe. Conheça agora mesmo o Pontoweb e leve sua empresa para um novo patamar de excelência na gestão de ponto!
