Admissão é o processo realizado pelo RH das empresas para formalizar a contratação de um novo colaborador e regularizar a prestação do serviço. Esta é uma das principais atividades dos profissionais do Departamento Pessoal, que são os grandes responsáveis pelo cumprimento das leis trabalhistas e sua adequação ao cenário da organização.
O processo de contratação tende a ser bastante burocrático, pois envolve atender a diferentes exigências da legislação. O DP precisa solicitar ao novo colaborador uma série de documentos e informações relacionadas à sua vida pessoal e profissional. Além disso, existem algumas rotinas que precisam ser cumpridas e assinaturas para serem realizadas.
Tudo isso pensando apenas na formalização da entrada do colaborador. Imagine quantas outras tarefas o DP precisa executar, e quantas horas operacionais gasta? Sem contar o conhecimento sobre a legislação, para garantir que tudo saia conforme previsto, mas sem precisar passar horas lendo a CLT.
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O que é admissão de um funcionário
A admissão de um funcionário é um processo fundamental que envolve a contratação de uma pessoa por meio de uma empresa, independentemente do seu tipo constitucional. Esse procedimento é desencadeado no setor de atração e seleção de talentos do RH, onde os responsáveis abrem uma vaga, promovem sua divulgação e iniciam os processos seletivos.
O processo seletivo geralmente começa com a definição da vaga e das qualificações necessárias para ocupá-la. As vagas são divulgadas por meio de diversos canais, como sites de emprego, redes sociais e, às vezes, internamente dentro da própria empresa. Isso garante que a empresa atinja um amplo espectro de candidatos potenciais.
Em seguida, o RH passa a analisar os currículos recebidos, buscando identificar os candidatos que melhor se encaixam no perfil desejado. São realizadas entrevistas e, muitas vezes, testes técnicos ou comportamentais para avaliar as competências dos candidatos. Durante as entrevistas, são exploradas as experiências anteriores, habilidades e conhecimentos específicos de cada candidato, bem como seu alinhamento com a cultura e os valores da empresa.
À medida que o processo avança, o RH vai refinando a lista de candidatos, concentrando-se naqueles que apresentam as melhores qualificações e que demonstram maior potencial para contribuir com os objetivos da empresa. Os candidatos mais promissores são submetidos a entrevistas adicionais, muitas vezes com gestores ou membros da equipe com quem trabalharão diretamente. Isso proporciona uma avaliação mais ampla e completa de sua adequação ao cargo.
Uma vez que o candidato ideal é identificado, ele recebe uma proposta de emprego formal. Esta proposta detalha o cargo a ser ocupado, o formato de trabalho (presencial, remoto ou híbrido), o valor do salário e os benefícios oferecidos. Benefícios podem incluir planos de saúde, vales-alimentação, auxílio-transporte, entre outros. É importante que todos os termos da proposta estejam claros e que o candidato tenha a oportunidade de tirar qualquer dúvida antes de aceitá-la.
Com o aceite da proposta, o candidato se torna a mais nova adição ao quadro de funcionários da empresa. Nesse ponto, ele é encaminhado para o Departamento Pessoal para dar início ao processo de admissão. Esse processo inclui a apresentação de documentos pessoais e profissionais, como carteira de trabalho, RG, CPF, comprovante de residência, entre outros. O DP também é responsável por preparar o contrato de trabalho e garantir que todas as obrigações legais sejam cumpridas.
Além disso, o novo funcionário passa por um período de integração, onde é apresentado à equipe, recebe informações detalhadas sobre suas responsabilidades e conhece as políticas e procedimentos da empresa. Esse período é crucial para garantir uma transição suave e bem-sucedida para o novo cargo.
Em nosso artigo, detalharemos cada um desses passos com mais profundidade, fornecendo dicas práticas e esclarecendo dúvidas comuns sobre o processo de admissão.
Quais são os tipos de admissão
Segundo a CLT, existem três principais tipos de admissão que podem ser realizadas pelas empresas. Cada uma delas exige um determinado procedimento por parte do empregador e do empregado, confira:
Admissão tácita
Neste formato de admissão, não existe nenhum tipo de oficialização oral ou escrita a respeito da contratação. Pode ser considerado como um processo mais inicial, em que a empresa e a pessoa vão se conhecer, atuar em parceria por um tempo determinado, e depois ver o que acontece.
Importante lembrar que, neste formato, não há vínculo empregatício, mas o profissional precisa receber pelo trabalho prestado. Então, deve ser combinado de alguma forma com o empregador como isso será realizado.
Acordo verbal
No caso da admissão por acordo verbal, fica oficializado o início do trabalho por meio de uma comunicação oral do empregador para o empregado. Ou seja, há uma reunião ou algum tipo de conversa por mensagens de áudio em que é feito este acordo. No entanto, nenhum contrato é assinado.
Admissão tradicional
A admissão tradicional é a forma mais recomendada, pois é a que segue os padrões estabelecidos pela legislação trabalhista. Este é o caso que citamos anteriormente, quando há um processo seletivo, seguido da apresentação de documentos e da carteira de trabalho do novo colaborador, entre todos os demais processos da admissão.
Modelos de contratação
Além disso, temos também os modelos de contratação, que consistem no formato de como cada uma dessas pessoas irá executar seu trabalho. Os tipos de contratação estão diretamente relacionados ao processo de admissão, pois também devem ser acordados no momento em que a pessoa candidata aceita a proposta.
Os principais modelos de contratação, o que pode envolver até mesmo formatos de trabalho, são os seguintes:
- CLT: contratação formal com base na lei e todas as suas exigências;
- Experiência: período de 90 dias de um contrato para validar a seleção;
- Pessoa Jurídica: contratação de um CNPJ como prestador de serviços, sem vínculo empregatício;
- Terceirização: contratação de fornecedores externos;
- Freelancer ou autônomo: também pode ser uma das formas de contratação PJ e não se cria vínculo empregatício;
- Estágio: contratação para processo de aprendizagem associado à matrícula ativa em uma instituição de ensino;
- Menor aprendiz: integração de jovens ao mercado de trabalho por meio de diferentes projetos;
- Intermitente: contratação por períodos intercalados, finalizando e retomando o trabalho de tempos em tempos;
- Temporário: modelo para atender a demandas sazonais e pontuais;
- Teletrabalho: nova possibilidade regulamentada após a pandemia, possibilitando que qualquer um dos formatos anteriores o profissional trabalhe de forma remota.
O que diz a lei
A legislação trabalhista determina uma série de normas que precisam ser cumpridas pelos empregadores no processo de admissão de novos colaboradores. Isso faz com que a empresa garanta a sua segurança jurídica evitando penalizações, multas e processos por falhas.
Alguns dos erros mais comuns são a perda de prazo para registro dos funcionários, a falta de documentos obrigatórios ou o preenchimento incorreto da carteira de trabalho. Tudo isso pode gerar um aumento dos passivos trabalhistas a que a sua empresa está exposta.
Sobre a anotação na carteira de trabalho e os prazos para realizá-la, o artigo 29 da CLT afirma que:
“Art. 29. O empregador terá o prazo de 5 (cinco) dias úteis para anotar na CTPS, em relação aos trabalhadores que admitir, a data de admissão, a remuneração e as condições especiais, se houver, facultada a adoção de sistema manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério da Economia.
§ 1º As anotações concernentes à remuneração devem especificar o salário, qualquer que seja sua forma de pagamento, seja ele em dinheiro ou em utilidades, bem como a estimativa da gorjeta.”
Outra determinação prevista na lei é a de anulação da admissão do colaborador em caso de contrato inválido juridicamente. Existem alguns critérios que contribuem para esta nulidade, que estão previstos conforme abaixo:
“Art. 166. É nulo o negócio jurídico quando:
I – celebrado por pessoa absolutamente incapaz;
II – for ilícito, impossível ou indeterminável o seu objeto;
III – o motivo determinante, comum a ambas as partes, for ilícito;
IV – não revestir a forma prescrita em lei;
V – for preterida alguma solenidade que a lei considere essencial para a sua validade;
VI – tiver por objetivo fraudar lei imperativa;
VII – a lei taxativamente o declarar nulo, ou proibir-lhe a prática, sem cominar sanção.”
O que é uma data de admissão
A data de admissão é o dia, mês e ano em que o colaborador foi efetivamente contratado para iniciar seus trabalhos. Essa data é de extrema importância e deve estar claramente especificada no contrato de trabalho celebrado entre as partes, bem como registrada na carteira de trabalho do profissional.
Essa informação é crucial para a jornada do funcionário na empresa, pois é a partir dela que são estabelecidos os prazos para diversos direitos trabalhistas, como a aquisição de férias, por exemplo. Além disso, a data de admissão deve constar em todos os cadastros do colaborador, incluindo seu registro de ponto, conforme as exigências estabelecidas pela Portaria 671.
Outro aspecto importante a ser considerado é o envio da data de admissão para o cadastro no eSocial. De acordo com a nova legislação, o empregador tem o prazo de até o dia útil imediatamente anterior ao início efetivo do colaborador para realizar esse envio, assim sendo cumprimento desse prazo é essencial para evitar possíveis penalidades e garantir a conformidade com as obrigações legais.
A correta anotação e comunicação da data de admissão são fundamentais não apenas para assegurar os direitos do trabalhador, mas também para manter a regularidade e a transparência das relações trabalhistas. Ademais, em caso de auditorias ou fiscalizações, a ausência ou incorreção dessa informação pode resultar em sanções para a empresa.
Portanto, é indispensável que os empregadores tenham um controle rigoroso e preciso sobre a data de admissão de seus colaboradores, assegurando que todos os registros e comunicações sejam feitos de acordo com as normas vigentes.
Como é o processo de admissão
O processo de admissão envolve uma série de etapas e deve atender diferentes requisitos legais para ser considerado válido e completo. Vale ressaltar que cada empresa poderá adaptar as etapas ao seu cenário mas, em suma, deve seguir o padrão principal. As principais etapas de um processo admissional são:
- Redigir a oferta de emprego;
- Solicitar os documentos para admissão;
- Elaborar o contrato;
- Realizar as anotações na CTPS;
- Cadastrar a admissão no ESocial;
- Agendar exame admissional;
- Atualizar registros internos com dados do novo colaborador;
- Verificar internamente outros procedimentos necessários;
- Integrar o novo profissional na empresa.
Qual a importância do processo de admissão
Como é possível perceber por essas etapas, o processo de admissão vai muito além das burocracias do Departamento Pessoa. Ele tem início na abertura de uma vaga, quando a empresa, por meio de uma equipe, percebe lacunas e identifica a necessidade de trazer mais pessoas para compor a operação.
Assim, olhando para o cenário de forma mais macro, este processo envolve a seleção de quem vai integrar a empresa, e gera impacto depois que é finalizado também, conforme o desempenho do colaborador. Além, é claro, de todas as formalizações jurídicas que são igualmente importantes para preservar a integridade da empresa.
Sendo assim, é possível compreender que o processo admissional deve ser realizado com base em muito estudo, preparo e atenção. É a porta de entrada da empresa, e muitas vezes o cartão de visita também para a sua marca empregadora. Por isso, conte com profissionais qualificados à frente da admissão e, se possível, com tecnologias de apoio.
Exame admissional
O exame admissional é um dos elementos obrigatórios do processo de admissão via contratação CLT. Após o contrato ter sido assinado, o Departamento Pessoal entra em contato com seu fornecedor de saúde ocupacional e agenda um dia e horário para que o colaborador compareça e seja examinado.
Este exame tem como objetivo identificar as condições de saúde física, mental e emocional em que o colaborador está entrando na empresa. A avaliação é realizada por um médico especializado em medicina do trabalho, que faz uma série de exames e perguntas para garantir que o novo funcionário está apto para exercer suas funções sem riscos para sua saúde e a de seus colegas.
Além do exame admissional, existem também os exames periódicos, que funcionam como uma manutenção desta primeira análise, permitindo que a empresa acompanhe a evolução do colaborador ao longo do tempo. Estes exames periódicos são essenciais para detectar precocemente qualquer alteração na saúde do trabalhador, que possa ter sido causada pelo ambiente de trabalho ou por outras razões, permitindo assim a intervenção rápida e eficaz para evitar complicações maiores.
Por fim, o exame demissional é realizado quando o colaborador encerra o contrato com a empresa. Esse exame é crucial para verificar se houve algum dano à saúde do colaborador durante o período de trabalho e, se necessário, garantir que ele receba o tratamento adequado ou a indenização pertinente. Desta forma, a empresa cumpre suas obrigações legais e protege os direitos do trabalhador, assegurando um processo de desligamento justo e transparente.
Documentos obrigatórios
Quando falamos em cumprir com a burocracia, não é de pouca coisa que estamos falando. Existe uma lista de documentos obrigatórios que precisam ser cobrados pela empresa para que o colaborador apresente em sua admissão. Dependendo do formato de contratação, pode ser que os documentos sejam entregues de forma física ou digital.
Dê uma olhada e anote aí para não esquecer:
- Atestado médico admissional;
- Carteira de identidade;
- Foto 3×4;
- Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
- Cartão de identificação do contribuinte no Cadastro de Pessoa Física (CPF);
- Título de eleitor com os comprovantes de votação nas 3 últimas eleições;
- Cartão de inscrição no Programa de Integração Social (PIS);
- Certificado de reservista, caso o trabalhador tenha menos de 45 anos;
- Cópia do comprovante de residência;
- Cópia do comprovante de escolaridade;
- CNH, para cargo ou profissão que exija a utilização de veículos;
- Cópia da certidão de casamento, se for o caso;
- Cópia da certidão de nascimento de filhos de até 21 anos;
- Carteira de vacinação dos filhos menores de 7 anos;
- Comprovante de frequência escolar dos filhos maiores de 7 anos;
- Certidão de invalidez dos filhos de qualquer idade, se for o caso.
Como melhorar processo de admissão
O caminho para melhorar a admissão em uma organização é sempre o de buscar referências, embasar as decisões em dados e criar processos. Afinal, uma empresa com rotinas estruturadas e documentadas, tende a ser muito mais eficiente no seu dia a dia.
Então, o primeiro passo que você pode dar neste sentido é o de criar um processo bem estruturado. A partir disso, você consegue organizar e visualizar com transparência todas as etapas necessárias de serem cumpridas. Além disso, tem mais clareza sobre os prazos que devem ser atendidos e todos os protocolos que precisam ser seguidos.
Com isso, o seu DP se torna mais estratégico e garante alguns benefícios como:
- Redução de custos;
- Mitigação de riscos jurídicos;
- Desenvolvimento da estratégia de negócio;
- Minimização das taxas de turnover com aumento do engajamento;
- E uma gestão mais eficiente e ágil.
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